Quelles sont les difficultés pour la gestion de frais en entreprise ?

Quelles sont les difficultés pour la gestion de frais en entreprise ?

juillet 31, 2020 0 Par Addictive Pages

La gestion des notes de frais est souvent un casse-tête aussi bien pour les salariés que pour les dirigeants d’entreprise. Elles concernent les dépenses à titre professionnel effectuées par les salariés au cours d’une mission. À la fin de celle-ci, le salarié devra bien se faire rembourser par son employeur. Toutefois, de nombreux facteurs peuvent rendre complexes la gestion et la restitution de ces frais en entreprise. Découvrez ces principaux éléments avec de bonnes alternatives.

Absence de justificatifs de frais

Les justificatifs de frais créent souvent des difficultés majeures pour le paiement des notes de frais. En effet, lorsque les documents ne sont plus retrouvés, ils n’ont tout simplement pas été établis. Cela constitue un réel problème pour l’entreprise dans la mesure où elle peine à payer les frais qui ont réellement été engagés par l’employé. Celui-ci de son côté ne peut non plus assumer ces frais puisqu’ils sont intervenus dans un cadre professionnel.

Dans ces situations, certaines entreprises font signer à leurs employés des déclarations d’honneur pour attester de l’exactitude de ces montants. Toutefois, cela n’est pas toujours possible. N2F offre une excellente option aux entreprises. Elle permet notamment de simplifier la saisie des frais professionnels et de faciliter la gestion des notes de frais. Cette solution numérique est disponible aussi bien en ligne qu’en mode off-line.

Traitement des frais en retard

Pour qu’ils soient remboursés au salarié, les notes de frais doivent parvenir à l’entreprise dans un délai de temps raisonnable. En général, la loi impose que celles-ci soient envoyées à l’entreprise dans le délai de temps fixé par celle-ci. Passer ce délai, l’entreprise est en droit de refuser de payer les notes de frais de l’employé.

Par ailleurs, d’autres problèmes peuvent être à l’origine de ces retards de paiement. Il s’agit notamment de l’absence de formalisme des notes de frais ou du mauvais suivi.

Absence de formalisme des notes de frais

La loi n’établit aucun formalisme relatif à la gestion des frais en entreprise. Ainsi, cela induit une désorganisation qui est à la base des retards de paiement. Dans certains cas, il n’y a quasiment plus de paiement. Chaque entreprise peut établir selon sa convenance un mode de présentation des notes de frais. Elle peut se faire par l’intermédiaire d’un logiciel ou sur papier. En effet, la solution logicielle procure de bien meilleures garanties. En outre, la note de frais doit contenir certaines informations clés comme :

  • le lieu du déplacement ;
  • les dates de dépenses ;
  • le type de mission ;
  • le montant dépensé ;
  • le nom du salarié ;
  • la TVA ;
  • les diverses factures.

Ces dépenses doivent avoir été faites dans un cadre purement professionnel et être proportionnées. En marge de cela, un mauvais suivi peut être à la base de difficultés de gestion des frais.

Mauvais suivi

Pour des missions, certaines entreprises envoient leurs employés avec une marge de manœuvre assez importante. Pour mieux manager la gestion de leurs frais, elles pourraient imposer dès le début un plafond de dépense. Ce plafond permettrait en effet de prévenir les excès. Il serait également utile pour anticiper sur le coût total.

De plus, toujours dans l’optique de mieux gérer les notes de frais, il serait idéal de faire des réservations à l’avance. Vous éviterez les surcoûts liés à différents facteurs. Pour finir, vous éviterez les fraudes liées aux notes de frais.